A 4 Patas Tienda de Mascotas con la finalidad de establecer prácticas para la recolección,
actualización, utilización, circulación y supresión de la información, y de conformidad
con lo establecido en Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, ha desarrollado
la presente política de tratamiento de la información personal:
Política general:
A 4 Patas tienda de Mascotas, en adelante “a4patastienda”, entidad domiciliada en medellín, como responsable y/o encargado del uso de la información de sus proveedores y/o agentes comerciales, manifiesta su compromiso con el adecuado manejo de sus
datos personales, garantizando la protección de los derechos al Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, consagrados en la legislación colombiana. Con tal propósito todas sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad y transparencia.
La política de tratamiento establecida en el presente manual, cobijará a los datos personales de todas aquellas personas naturales o jurídica quienes, en ejercicio de cualquier actividad comercial, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a a4patastienda, y en la cual este actúe como encargado del tratamiento o responsable del tratamiento, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.
Deberes:
Deberes del responsable del tratamiento de la información:
A4patastienda, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar la copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Tramitar las consultas y reclamos que se radiquen por los titulares de los datos personales almacenados.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento (de existir), el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los proveedores y agentes comerciales.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
.
Deberes de Los Titulares de La Información:
- Mantener actualizada la información que se requiera por parte de a4patastienda con el fin de facilitar su gestión en el desarrollo de la relación comercial que los vincula.
- Suministrarle a a4patastienda información veraz
Derechos:
Sin perjuicio de lo establecido en la ley, los titulares de los datos personale suministrados a a4patastienda, con ocasión del desarrollo de un contrato comercial, contarán con los siguientes derechos:
- Acudir sin limitación alguna, ante la persona o área designada por a4patastienda para la administración de los datos personales, la cual asume la función de contacto en materia de datos persónales.
- Se garantizará el derecho de acceso cuando medie previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. A4patastienda se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
Seguridad de la Información:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, a4patastienda adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros personales.
Contacto en caso de Peticiones, Consultas y Reclamos:
A4patastienda, designa como administrador de la información al área de mercadeo, quien tendrá como función primordial velar por el correcto uso de la misma.
Para cualquier inquietud puede contactarse al correo electrónico a4patasmedellin@gmail.com
Finalidad y tratamiento:
Los datos personales de los proveedores y/o agentes comerciales que:
- Hayan sido suministrados previo a su vinculación con a4patastienda.
- Hayan sido proporcionados y/o originados durante la vigencia del contrato suscrito entre ambos, serán recolectados, almacenados, actualizados, usados, transmitidos, y suprimidos por a4patastienda para los siguientes fines:
i) Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos que se derivan de la actividad contractual que vincula a a4patastienda, con el titular del dato personal; ii) Compartir, transmitir, transferir y divulgar sus datos personales a las autoridades, judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones; iii) dar acceso a los beneficios ofrecidos por a4patastienda para sus proveedores y/o agentes comerciales, según los requisitos definidos en cada caso; iv) Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; v) Compartir su información con los fondos de empleados, fondos mutuos de inversión y demás entidades que cumplan funciones similares a las de estas entidades, a las cuales el titular del dato haya autorizado previamente para conocer la misma. A4patastienda podrá tratar las bases de datos para todas aquellas actuaciones relacionadas con las facultades, obligaciones y deberes que le otorga la ley en razón de su calidad. Así mismo para todas las actividades conexas, complementarias o similares que deba realizar como empresa.
A su vez a4patastienda:
- Accederá a la información que se haya solicitado a los proveedores y/o agentes comerciales, previo y durante su proceso de selección y vinculación, para los mismos fines señalados anteriormente.
- Accederá a la información de los proveedores y/o agentes comerciales, para tomar decisiones de traslado, ofertas o promoción cuando ya se encuentren vinculados a la empresa.
- En virtud de la ley, a4patastienda accederá a la siguiente información de los proveedores y/o agentes comerciales para cumplir con sus obligaciones legales: aportes de la seguridad social, aportes parafiscales, retención en la fuente, impuestos al valor agregado y órdenes judiciales. El tratamiento de la citada información se encuentra autorizada por la ley.
- Accederá a la información que se requiera de los proveedores y/o agentes comerciales y su grupo familiar para el reconocimiento de beneficios legales, extralegales y la realización de actividades de bienestar y Calidad de Vida.
- Tratará la información de los proveedores y/o agentes comerciales, para llevar estadísticas e indicadores de la demografía los proveedores o agentes comerciales de a4patastienda, con el fin de facilitar su gestión como empresa.
En virtud de la ley y de la obligación que tiene a4patastienda de gestionar la relación contractual y comercial con los proveedores y/o agentes comerciales, no habrá lugar a la supresión total o parcial, o revocación de los datos comerciales tratados por a4patastienda y que sean necesarios para administrar la relación contractual y
comercial (información tal como la siguiente, pero sin limitarse ésta: datos relativos
a tiempo de servicio, honorarios, tipo de contrato, servicios prestados, datos relativo al tipo de productos o materias primas que provee a la empresa etc.) Una vez terminada la relación contractual, a4patastienda podrá seguir dando tratamiento a los datos con el fin exclusivo de atender requerimientos de información por parte de autoridades judiciales o administrativas y para dar cumplimiento a las obligaciones que puedan derivarse en cabeza del a4patastienda en virtud de la relación comercial que se sostuvo con los proveedores y/o agentes comerciales.
En virtud de lo anterior, a4patastienda podrá utilizar en debida forma y para los fines legales pertinentes, la información que tenga en sus bases de datos, atendiendo a los principios de buena fe, legalidad y transparencia, enunciados anteriormente en esta política.
Procedimiento para que los Titulares del Dato Personales ejerzan sus Derechos:
Los proveedores y/o agentes comerciales como titulares de la información, cuando requieran consultar, conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos personales o revocar la autorización de tratamiento (salvo para los casos expuestos en el numeral anterior) podrán presentar por escrito una solicitud al área de mercadeo.
- La petición deberá ser formulada mediante solicitud dirigida al correo electrónico a4patasmedellin@gamil.com., con la identificación del titular del dato y la descripción de los hechos que dan lugar a la petición. Si la petición resulta incompleta, se requerirá al solicitante para que la subsane.
- A4patastienda dará respuesta oportuna al solicitante atendiendo de fondo la petición de este último.
Cambios en las Políticas:
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales a través de la página web
a4patastienda, correo electrónico o por el medio más expedito del que disponga a4patastienda, antes de implementar las nuevas políticas. El presente manual rige a partir del 17 de septiembre del año dos mil veintiuno (2021)
